Art. 1 – Finalità del regolamento

Il presente regolamento, redatto ai sensi e per gli effetti degli articoli 1 e 15 dello statuto sociale dell’Associazione denominata “Società Italiana di Cure Palliative” (in breve SICP), disciplina le modalità di istituzione delle Sedi regionali e/o interregionali, (qui di seguito “SEDI”) e le modalità del loro funzionamento, alle quali le Sedi stesse dovranno obbligatoriamente attenersi.

Le Sedi non hanno personalità giuridica autonoma e pertanto non godono di autonomia economica e patrimoniale.

Le Sedi devono utilizzare il marchio ed il logo appartenenti a SICP.


Art. 2 – Istituzione delle nuove sedi regionali

L’autorizzazione all’istituzione di ogni nuova SEDE è conferita dal Consiglio Direttivo nazionale, a seguito di specifica richiesta sottoscritta da almeno venti Soci residenti nella regione medesima o delle regioni che, alla data della richiesta, risultino iscritti alla SICP da almeno dodici mesi e siano in regola con il versamento delle quote associative degli ultimi due anni, compreso quello in cui si effettua la richiesta.

Contestualmente alla delibera di autorizzazione di cui al comma precedente, il Consiglio Direttivo nazionale designa un Coordinatore Regionale o interregionale (qui di seguito “Coordinatore”) pro tempore per l’espletamento delle procedure di nomina degli organi statutari dell’istituenda sede.

Nel caso di regioni contigue che, per il ridotto numero di iscritti, non raggiungano i criteri stabiliti per divenire o restare sede regionale, è possibile, su delibera specifica del CD nazionale, costituire sedi interregionali con un unico consiglio ed un unico coordinatore che le rappresenti con le stesse modalità di cui al comma precedente.

In caso di successivo raggiungimento del quorum in una o più di queste regioni il CD potrà provvedere con apposita delibera a costituire o a ricostituire la sede regionale.

In caso di sezioni interregionali dovrà essere prevista l’elezione di almeno un consigliere rappresentante per ognuna delle regioni che formano la sede interregionale, con l’impiego di graduatorie degli eletti separate per regione.

La prima Assemblea regionale o interregionale dovrà essere convocata dal Coordinatore pro tempore entro sei mesi dalla sua designazione.

Il mancato rispetto del limite temporale sopra indicato determinerà la cessazione del mandato a lui conferito, con facoltà del Consiglio Direttivo nazionale di procedere a nuova designazione di altro Coordinatore pro tempore.

Alla prima Assemblea della SEDE potranno intervenire, con diritto di voto, i Soci residenti nella regione o nelle regioni che risultino iscritti, alla data della riunione della stessa, alla SICP da almeno centoventi giorni e siano altresì in regola con il versamento della quota dell’anno in corso.

Non sono ammessi voti per delega.

Entro venti giorni dalla prima Assemblea della SEDE, nella quale sono eletti il primo Consiglio regionale ed il primo Coordinatore, il Coordinatore pro tempore trasmetterà il verbale della prima Assemblea al Consiglio Direttivo nazionale il quale, valutata la correttezza del procedimento adottato e preso atto di quanto deciso, delibererà l’istituzione della nuova SEDE. Contestualmente all’istituzione della nuova SEDE cesserà il mandato a suo tempo conferito al Coordinatore pro tempore ed entrerà in carica il Coordinatore nominato dalla prima Assemblea.

Entro trenta giorni dalla notifica dell’avvenuta istituzione della nuova SEDE, il Coordinatore è tenuto a comunicare al Consiglio Direttivo nazionale l’indirizzo della sede operativa.


Art. 3 – Organi delle sedi regionali

Sono Organi delle Sedi regionali:

  1. l’Assemblea regionale o interregionale dei Soci;
  2. il Consiglio regionale o interregionale;
  3. il Coordinatore;
  4. il Segretario.

3.1 Assemblea ordinaria e straordinaria

All’Assemblea ordinaria della SEDE (di seguito definita “Assemblea”) potranno intervenire tutti i Soci residenti nella regione o nelle regioni che costituiscono le sedi interregionali che, alla data della riunione della stessa, sulla base di dati forniti dalla Segreteria Nazionale, risultino iscritti alla SICP da almeno centoventi giorni e in regola con il versamento della quota associativa dell’anno in corso.

Possono intervenire all’Assemblea, senza diritto di voto, anche i Soci residenti nella Regione o nelle Regioni, iscritti da meno di centoventi giorni rispetto alla data dell’Assemblea, purché in regola con il versamento della quota associativa dell’anno in corso.

L’Assemblea è convocata e presieduta dal Coordinatore di cui al successivo punto 3.3 almeno una volta all’anno, mediante comunicazione da inviare al domicilio dei Soci con lettera o e-mail o fax o altro mezzo idoneo a provare l’avvenuta ricezione, da inviarsi almeno quindici giorni prima della data fissata per l’adunanza.

Il termine di quindici giorni è elevato a sessanta giorni per l’Assemblea fissata per la nomina delle cariche elettive.

L’Assemblea delibera a maggioranza assoluta dei presenti aventi diritto di voto.

Non sono ammessi voti per delega.

Le funzioni di Segretario dell’Assemblea sono svolte dal Segretario del Consiglio regionale o interregionale di cui al successivo punto 3.4, il quale provvederà a redigere i verbali delle riunioni assembleari, sottoscritti anche dal Coordinatore e riportati a cura del Segretario su apposito libro delle adunanze assembleari. Copie dei verbali dovranno essere inviate al Consiglio Direttivo nazionale entro i 20 giorni successivi a quello dell’Assemblea.

L’Assemblea nomina il Coordinatore e i componenti del Consiglio regionale o interregionale, in un numero compreso tra un minimo di 4 ed un massimo di 10, secondo i criteri stabiliti e comunicati prima delle elezioni dal Consiglio Direttivo Nazionale, in proporzione al numero di iscritti residenti nella regione o nelle regioni.

Potranno essere indette Assemblee straordinarie su richiesta del 51 (cinquantuno%) dei Soci aventi diritto di voto. La convocazione e le deliberazioni delle Assemblee straordinarie seguono le regole fissate per l’Assemblea ordinaria.


3.2 Il Consiglio Regionale

Il Consiglio regionale o interregionale (di seguito “Consiglio) coadiuva il Coordinatore nell’espletamento delle sue funzioni.

Ogni Socio, iscritto da almeno tre anni consecutivi (compreso l’anno in corso), che desideri proporre la propria candidatura a Consigliere regionale o interregionale dovrà far pervenire la propria richiesta al Coordinatore almeno venti giorni prima dalla data dell’Assemblea fissata per la nomina. Alla data della presentazione della candidatura il candidato dovrà essere in regola con la quota dell’anno in corso.

I Consiglieri verranno eletti dall’Assemblea dei Soci con voto segreto e con votazione separata rispetto a quella relativa all’elezione del Coordinatore, ancorché le due votazioni avverranno contestualmente. Risulteranno eletti i candidati che avranno riportato il maggior numero di preferenze, partendo dal primo ed in ordine decrescente, sino alla concorrenza del numero dei posti in Consiglio previsti per quella Regione. Qualora gli ultimi candidati ottengano lo stesso numero di voti, risulterà eletto il Socio con la maggiore anzianità di adesione continuativa alla SICP.

Il mandato conferito al Consiglio cesserà contestualmente alla scadenza del mandato conferito al Consiglio Direttivo nazionale ed al Presidente della SICP, indipendentemente dalla data della sua nomina. Fino alla data di nomina del nuovo Consiglio i precedenti Consiglieri resteranno in carica per l’ordinaria amministrazione.

Il Consiglio si riunirà almeno con cadenza quadrimestrale. Si riunirà altresì tutte le volte che il Coordinatore lo riterrà necessario od opportuno, e comunque quando gli verrà fatta specifica e motivata richiesta da almeno un terzo dei Consiglieri regionali o interregionali.

I Consiglieri nazionali di macroarea potranno partecipare al Consiglio delle regioni che rappresentano, senza diritto di voto ed a loro dovrà quindi obbligatoriamente essere inviata la convocazione secondo le modalità di seguito indicate.

La convocazione del Consiglio, contenente la data, l’ora ed il luogo ove il Consiglio si riunirà, dovrà necessariamente indicare l’ordine del giorno deciso dal Coordinatore. Essa dovrà essere inviata con lettera o e-mail o fax o altro mezzo idoneo a provarne l’avvenuta ricezione, almeno quindici giorni prima della data fissata per l’adunanza.

Il Consiglio sarà validamente costituito con la presenza della maggioranza dei suoi componenti. Le decisioni saranno prese a maggioranza assoluta dei membri presenti aventi diritto di voto. In caso di parità, prevarrà il voto del Coordinatore.

Il Consiglio nominerà al suo interno il Segretario.

Il Segretario redigerà il verbale delle riunioni del Consiglio da riportare su apposito libro delle adunanze del Consiglio e ne invierà copia, controfirmata dal Coordinatore regionale, al Consiglio Direttivo nazionale entro dieci giorni dalla data della riunione.

In caso di assenza non giustificata di un Consigliere regionale o interregionale a due sedute consecutive del Consiglio, il Coordinatore, previo richiamo scritto ed in mancanza di soddisfacente risposta, lo dichiarerà decaduto e ne darà comunicazione al Consiglio Direttivo Nazionale.

I Consiglieri regionali o interregionale decaduti o dimissionari verranno sostituiti seguendo l’ordine dei non eletti, esaurito il quale si procederà a cooptazione su proposta del Coordinatore.

I Consiglieri regionali o interregionali non saranno rieleggibili per più di due mandati consecutivi.

La carica di Consigliere regionale o interregionale è incompatibile con quella di Consigliere nazionale e con quella di Presidente della SICP.


3.3 Il Coordinatore della Sede regionale o interregionale

La gestione ordinaria della SEDE sarà affidata ad un Coordinatore.

Il Coordinatore realizzerà le attività programmate e preventivamente autorizzate ai sensi del successivo art. 5, esercitando i propri compiti esecutivi nell’ambito del preventivo approvato e con il limite di spesa di cui al successivo art. 6.

Il Coordinatore sarà eletto dall’Assemblea regionale, con specifica votazione contestuale a quella del Consiglio Direttivo regionale o interregionale, mediante voto segreto espresso su apposita scheda. Risulterà eletto il candidato che avrà ottenuto il maggior numero di preferenze. A parità di voti risulterà eletto il candidato con la maggiore anzianità di iscrizione continuativa alla SICP.

La candidatura alla carica di Coordinatore non è incompatibile con la candidatura alla carica di Consigliere regionale o interregionale.

La carica di Coordinatore è incompatibile con la carica di Consigliere nazionale e di Presidente della SICP.

Costituiranno requisiti essenziali per poter proporre la propria candidatura alla carica di Coordinatore il possesso di un curriculum formativo – professionale in cure palliative e l’iscrizione alla SICP come socio da almeno tre annualità consecutive (compreso l’anno in corso).

Il curriculum dovrà essere inviato da ciascun candidato al Presidente della SICP almeno trenta giorni prima della data fissata per l’Assemblea regionale o interregionale.

Il Presidente, acquisito il parere positivo della maggioranza dei componenti del Consiglio Direttivo nazionale, ammetterà i candidati alle procedure elettorali, dandone comunicazione al Coordinatore uscente ed agli interessati.

Il Consiglio Direttivo Nazionale, a mezzo del suo Presidente, in caso di non accettazione della candidatura ne darà comunicazione all’interessato che potrà fare ricorso al Collegio dei Probiviri.

Il Coordinatore rappresenterà la SICP presso le Istituzioni Regionali o interregionali e sarà tenuto quindi a rispettare le linee guida e gli indirizzi programmatici deliberati dal Consiglio Direttivo nazionale. Nel caso delle sedi interregionali il Coordinatore potrà, se necessario, delegare un Consigliere residente in una specifica regione tra quelle che costituiscono la sede interregionale a rappresentare SICP presso le istituzioni di quella regione.

Il Coordinatore non sarà rieleggibile né come Coordinatore né come Consigliere regionale per più di due mandati consecutivi, salvo espresse deroghe concesse dal Consiglio Nazionale.

Il mandato conferito al Coordinatore cesserà contestualmente alla scadenza del mandato conferito al Consiglio Direttivo nazionale ed al Presidente della SICP, indipendentemente dalla data di nomina del Coordinatore.

Il Coordinatore dovrà procedere alla convocazione dell’Assemblea dei Soci entro sei mesi dalla nomina del nuovo Consiglio Direttivo nazionale per le elezioni dei nuovi organi regionali.

Il Coordinatore presiederà la gestione della SEDE e ne sarà il responsabile nei confronti del Consiglio Direttivo Nazionale.

Egli dovrà riferire con cadenza annuale al Presidente della SICP sull’andamento della Sede regionale, mediante apposita relazione scritta da trasmettersi entro il 31 dicembre di ogni anno.

In caso di cessazione dalla carica di Coordinatore prima della scadenza del proprio mandato, il Segretario della SEDE assumerà provvisoriamente la carica di Coordinatore e convocherà l’Assemblea per l’elezione del nuovo Coordinatore entro i tre mesi successivi decorrenti dalla data di cessazione.

Qualora tale procedura per ogni e qualsiasi motivo non verrà e/o non sarà espletata e/o espletabile, il Presidente della SICP nominerà un Coordinatore pro tempore, il quale resterà in carica sino alla scadenza del mandato del Consiglio Direttivo Regionale o interregionale.


3.4 Il Segretario regionale

Il Segretario regionale sarà nominato dal Consiglio Direttivo regionale o interregionale al proprio interno.

Il Segretario:

-redigerà i verbali delle riunioni dell’Assemblea e del Consiglio Direttivo regionale e li riporterà sugli appositi libri;

  • in caso di cessazione anticipata del Coordinatore ne assumerà provvisoriamente la carica e convocherà l’Assemblea regionale o interregionale per l’elezione del nuovo Coordinatore entro tre mesi;
  • sottoscriverà, congiuntamente al Coordinatore, il rendiconto economico finanziario annuale;
  • trasmetterà alla Segreteria Nazionale entro il 15 luglio ed il 15 gennaio di ciascun anno la documentazione prevista dall’art. 6.

Art. 4 – Procedure elettorali

Le procedure elettorali saranno determinate da apposito Disciplinare Tecnico approvato dal Consiglio Direttivo Nazionale.


Art. 5 – Iniziative delle Sedi regionali

Tutte le iniziative promosse dalle singole SEDI, in particolare quelle in campo editoriale, telematico, formativo e congressuale, dovranno ottenere la preventiva autorizzazione da parte del Consiglio Direttivo Nazionale, che avrà facoltà di nominare un proprio Consigliere nell’organismo organizzatore dell’iniziativa. A tal fine dovrà essere inviato da parte del Coordinatore, almeno quattro mesi prima della data dell’evento, dettagliata relazione i cui contenuti sono determinati nel Disciplinare Tecnico. 

Ciascun singolo evento regionale non potrà avere durata superiore ad un giorno.

Il Consiglio Direttivo Nazionale può deliberare l’organizzazione di convegni di macroarea regolati da apposito Disciplinare Tecnico.

In ogni caso è fatta salva la facoltà della Società Italiana di Cure Palliative di indicare alla SEDE l’ente organizzatore delle iniziative. In tale ipotesi è fatto obbligo alla SEDE di avvalersi dell’ente indicato.

Ogni e qualsiasi atto compiuto dalle SEDI dal quale discendano obbligazioni di qualsivoglia natura a carico di SICP e/o delle Sedi regionali dovrà essere preventivamente autorizzato dal Consiglio Direttivo nazionale. Eventuali variazioni del budget che prevedano incrementi di spesa o incremento di disavanzo devono essere preventivamente autorizzate dal Consiglio Nazionale.

Nel caso in cui non venga concessa l’autorizzazione richiesta, l’iniziativa non potrà essere organizzata a nome della Società Italiana di Cure Palliative.

I patrocini possono essere rilasciati solo dalla Sede nazionale.

L’unico logo che potrà apparire su ogni e qualsiasi documento predisposto dalla SEDE dovrà obbligatoriamente essere quello ufficiale inviato dalla Segreteria nazionale alla SEDE entro i 10 giorni successivi alla sua costituzione.  Sarà cura delle SEDI riportare sulla carta intestata i nominativi dei componenti il Consiglio, del Coordinatore e del Segretario.


Art. 6 – Gestione economica

Le SEDI non godono di autonomia economico patrimoniale.

Per far fronte alle esigenze organizzative e gestionali relative al funzionamento ordinario della SEDE ed alle iniziative di cui al precedente art. 5, le SEDI potranno richiedere alla Segreteria nazionale un contributo economico massimo annuo pari al 50% delle quote associative versate dai Soci residenti nella Regione nell’annualità precedente.

La gestione economica finanziaria della SEDE avverrà secondo modalità determinate nel Disciplinare Tecnico dal Consiglio Direttivo Nazionale che potrà stabilire idonei strumenti per la gestione finanziaria del contributo annuo assegnato.

Entro il 31 marzo di ciascun anno dovrà essere presentato al Consiglio Direttivo Nazionale un rendiconto economico finanziario relativo all’anno precedente sottoscritto dal Coordinatore e dal segretario.

Eventuali disavanzi di gestione delle SEDI emergenti dal rendiconto annuale verranno ripianati dalla SICP solo se conseguenti ad iniziative di cui al precedente art. 5 preventivamente autorizzate dal Consiglio Nazionale nei limiti del contributo annuo approvato. In caso contrario, gli eventuali disavanzi gestionali, generati da iniziative non autorizzate, dovranno essere ripianati dal Coordinatore.

Le SEDI non potranno ricevere donazioni e/o elargizioni a qualsiasi titolo e da chiunque effettuate. Qualora peraltro dovessero essere effettuate alla SICP donazioni e/o elargizioni espressamente destinate alla SEDE, potrà essere riconosciuta alla stessa SEDE una percentuale pari al 90%. Tale percentuale verrà accantonata dalla SICP in apposito fondo finalizzato a finanziare eventuali ulteriori iniziative di cui al precedente art. 5 – promosse dalla stessa SEDE, le quali dovranno essere proposte alla SICP per le necessarie autorizzazioni entro e non oltre il termine dell’esercizio successivo a quello in cui il predetto avanzo si è generato.

Trascorso tale termine senza che siano state avanzate richieste in tal senso dalla SEDE, l’importo verrà acquisito a titolo definitivo dalla SICP.

Sarà cura del Segretario regionale o interregionale trasmettere alla Segreteria Nazionale per gli adempimenti contabili e fiscali di legge tutta la documentazione afferente i giustificativi di spesa entro 15 giorni dopo il termine del semestre.


Art. 7 – Scioglimento e commissariamento delle sedi regionali o interregionali

In caso di acclarate e ripetute irregolarità ed inadempienze di qualsivoglia natura, sarà facoltà del Consiglio Nazionale, acquisito il parere obbligatorio e vincolante dei Probiviri, sciogliere il Consiglio regionale o interregionale e destituire il Coordinatore procedendo al commissariamento della SEDE ed alla conseguente nomina di un Commissario, il quale assumerà tutti i poteri di ordinaria gestione della SEDE, rispondendo direttamente al Consiglio Direttivo nazionale.

Il Commissario regionale o interregionale dovrà inoltre indire le elezioni per il nuovo Consiglio regionale o interregionale secondo le direttive impartitegli dallo stesso Consiglio Direttivo nazionale.


Art. 8 – Disciplina transitoria e disposizioni finali

Le disposizioni del presente regolamento entreranno in vigore successivamente alla sua approvazione da parte dell’Assemblea.

Le SEDI sono tenute ad adeguarsi a tutte le disposizioni contenute nel presente regolamento che verrà sottoposto ai Consiglieri ed ai Coordinatori di ogni SEDE che lo sottoscriveranno per presa visione ed accettazione all’atto della loro nomina.

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